کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه علوم پزشکی ایران برای هماهنگی ارائه خدمات گردش کتاب در کتابخانه‌ها و استفاده بهینه از منابع موجود در کتابخانه‌های دانشگاه، آئین‌نامه‌ای به شرح زیر تهیه و تنظیم نموده است:
منظور از دانشگاه در این آئین نامه، دانشگاه علوم پزشکی ایران می‌باشد.
ماده 1- استفاده‌کنندگان
الف- افراد وابسته به دانشگاه: کلیه افرادی که به شکل مستقیم و یا قراردادی وابسته به دانشگاه می باشند شامل:
- اعضای هیئت علمی شاغل و بازنشسته دانشگاه ( رسمی ، پیمانی و قراردادی).
- دانشجویان دانشگاه که دارای کارت دانشجویی می‌باشند.
- کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی، طرحی، شرکتی، خرید خدمت
- مهمان قابلیت دریافت کتاب را ندارد ولی قابلیت استفاده از منابع داخل کتابخانه را دارد.
تبصره 1- اعضای هیئت علمی بازنشسته دانشگاه تا هرزمان که تمایل داشته باشند عضو کتابخانه مرکزی دانشگاه محسوب گردیده و می‌توانند از کلیه امکانات به استثنای امانات استفاده نمایند.
تبصره 2- اعضای هیئت علمی حق التدریس دانشگاه می توانند از کلیه امکانات کتابخانه مرکزی به استثنای امانات استفاده نمایند. ارائه خدمات امانت کتاب در موارد خاص با معرفی بالاترین مقام طرف قرارداد عضو هیئت علمی صورت گرفته و پرداخت حق التدریس ایشان منوط به ارائه تسویه حساب با کتابخانه می‌باشد.
تبصره 3- دانشجویان مهمان دانشگاه علوم پزشکی ایران می توانند از کلیه خدمات کتابخانه مرکزی شامل امانات و ... استفاده نمایند.
ب- افراد غیر وابسته به دانشگاه: شامل کلیه افراد (سایر دانشگاه‌ها و مؤسسات علمی و آموزشی حوزه علوم پزشکی) ذیل می‌باشند:
- اعضای هیئت علمی
- دانشجویان علوم پزشکی
- کارکنان شاغل در سایر دانشگاه‌ها، مراکز علمی و خدمات مرتبط با سلامت
تبصره - افراد غیر وابسته به دانشگاه در صورتی که تمایل داشته باشند عضو کتابخانه مرکزی دانشگاه محسوب گردیده و می‌توانند از کلیه امکانات به استثنای امانات استفاده نمایند.
ماده 2- شرایط عضویت و استفاده از خدمات امانت
گروه اول:
اعضای هیئت علمی دانشگاه با ارائة کارت شناسایی و کپی حکم کارگزینی
گروه دوم:
دانشجویان با ارائه کارت دانشجویی و برای دانشجویان جدید الورود با ارائه برگه انتخاب واحد صادر شده از آموزش دانشکده مربوطه یا تائید و عضویت اتوماتیک از طریق Admin
گروه سوم:
کارکنان دانشگاه با ارائه کارت شناسایی و کپی حکم کارگزینی
عضویت از طریق ارائه درخواست مستقیم از طریق پورتال کتابخانه مرکزی و از طریق حضور فیزیکی با ارائه مدارک شامل کپی حکم کارگزینی، کارت دانشجوئی، کپی کارت ملی و ارائه پرداخت حق عضویت برای کلیه افراد ذکر شده در این آیین نامه 50000 ریال می باشد.
تبصره- تغییرات در مبلغ حق عضویت بصورت سالیانه تعیین و اعلام می گردد.
ماده 3- اعتبار عضویت
- عضویت همه اعضا رایگان ولی جریمه گرفته می شود؛
- برای اعضای هیأت علمی شاغل تا زمان اشتغال به خدمت رسمی در دانشگاه پنج سال قابل تمدید؛
- برای اعضای حق التدریسی تا پایان هر نیمسال تحصیلی؛
- برای دانشجویان مقاطع مختلف، یک سال و قابل تمدید تا پایان دوره تحصیلی؛
- برای کارکنان شاغل دو سال و قابل تمدید تا پایان دوره خدمت.
ماده 4- شرایط امانت
- استفاده از منابع و امکانات کتابخانه مرکزی و واحدهای تابعه منوط به عضویت در این واحدها می باشد و منابع صرفاً به اعضا کتابخانه امانت داده می‌شود.
- کتابخانه‌های واحدهای تابعه تحت پوشش امانت متمرکز هستند که توسط کتابخانه مرکزی نظارت می‌گردد.
- در قبال منابع امانت گرفته شده، تنها شخص امانت گیرنده پاسخگو می‌باشد؛ لذا امانت گیرنده موظف است منابع امانی را با دقت بررسی نموده و در صورت مشاهده هرگونه عیب و نقص، بلافاصله مراتب را به مسئول میز امانت اطلاع دهد در غیر اینصورت ملزم به پرداخت خسارت تعیین شده از طرف کتابخانه می باشد در سیستم امانت متمرکز از طریق پورتال نحوه امانت به شرح زیر می‌باشد.
| نوع عضویت | مجموع تعداد امانت کتاب | تعداد روز امانت | سایر کتابخانه ها | کتابخانه مبدأ | تمدید |
|
اعضاء هیئت علمی (دستیار، فلوشیپ و استاد) |
2 | 30 | 5 جلد | 15 جلد | 2 |
| دانشجویان دکتری تخصصی / عمومی و کارشناسی ارشد | 8 | 15 | 3 جلد | 5 جلد | 1 |
| دانشجویان کارشناسی | 6 | 10 | 3 جلد | 3 جلد | 1 |
| کارمندان دانشگاه | 6 | 10 | 3 جلد | 3 جلد | 1 |
تبصره 1- مدت امانت کتابهای پرمراجعه بنابه تشخیص سرپرست بخش امانت و طبق خط‌مشی جاری هر کتابخانه ممکن است تقلیل یابد.
تبصره 2- کتابهای پر مراجعه و یا تک نسخه‌ای بنا به تشخیص سرپرست بخش امانت ممکن است در قفسه‌های رزرو کتابخانه قرار گیرد و فقط در "تالار کتاب" از آن استفاده شود.
تبصره 3- کتابها فقط به مدت 48 ساعت به نام مراجعه کنندگان رزرو می‌شود و پس از انقضای مدت در اختیار متقاضی بعدی‌قرار خواهد گرفت.
تبصره 4- تمدید امانت کتاب، در صورتی‌که متقاضی دیگری نداشته باشد، با مراجعه شخص امانت‌گیرنده و ارائه کتاب، یا از طریق تلفن، طبق‌مقررات بلامانع است.
تبصره 5- امانت گیرنده مجاز به واگذاری کتابهای امانت گرفته شده به دیگران نمی باشد.
ماده 5- ضوابط مربوط به تأخیر در تحویل منابع امانت گرفته شده
در صورتی که منابع به امانت گرفته شده در موعد مقرر به کتابخانه برگشت نشود: به ترتیب زیر عمل خواهد شد:
الف) تأخیر هر جلد کتاب برای دانشجویان مقاطع مختلف و کارکنان ، روزانه مبلغ 5000 ریال جریمه محاسبه خواهد شد.
تبصره- ممنوعیت استفاده از سرویس امانت به صورت تعلیق کارت پس از رسیدن زمان تاخیر به سه برابر مدت امانت مطابق با آیین نامهامانت می باشد . چنانچه مجموع تاخیر به 90 روز ( سه ماه ) رسیدکارت عضویت فرد مسدود می شود تا زمانی که استفاده کننده تسویه حساب خودرا به کتابخانه مربوط ارائه نماید
ماده 6- مفقود و یا ناقص شدن کتابها
الف) در صورتی که کتاب به امانت گرفته شده مفقود و یا اوراقی از آن بریده و یا به هر صورتی کتاب غیر قابل استفاده شود، باید عین کتاب یا آخرین چاپ آن حداکثر در طول یک ماه، تهیه و تحویل کتابخانه شود. در صورتی که کتاب نایاب باشد و بهر دلیل‌امکان تهیه آن وجود نداشته باشد امانت‌گیرنده موظف به جبران خسارت می‌باشد.
ب) میزان دریافت خسارت در مورد منابع به امانت رفته (اعم از کتاب، نشریه، مولتی مدیا و ... )، بنا به تشخیص مسئول کتابخانه از 2 تا 5 برابر هزینه منبع و به قیمت روز محاسبه خواهد شد.
ج) تا اتمام اقدامات یاد شده، خدمات امانت به متقاضی ارائه نمی‌شود.
د) جبران خسارت از طریق تهیه نسخه تکثیر شده کتاب مورد تأیید نمی‌باشد.
ماده 7- منابعی که امانت داده نمی‌شوند
- کتاب مرجع؛
- نشریات ادواری فارسی و انگلیسی؛
- فرهنگ لغات، دایره المعارف‌ها و سایر نشریات مرجع و مجلات
- نقشه‌ها و اطلس‌ها ؛
- پایان نامه (نسخه چاپی یا سی دی)؛
ماده 8 - تسویه حساب
گروه اول: اعضای هیئت علمی در صورت انتقال، بازنشستگی یا بازخرید، می‌بایست پس از تحویل کتاب به واحد مربوطه، نسبت به تسویه حساب با کتابخانه مبداء و کتابخانه مرکزی اقدام نمایند.
گروه دوم: دانشجویان در زمان فارغ التحصیلی یا انتقال، انصراف و نظایر آن، می بایست پس از تحویل کتاب به واحد مربوطه نسبت به تسویه حساب با کتابخانه مبداء و کتابخانه مرکزی اقدام نمایند.
گروه سوم: کارکنان دانشگاه در صورت انتقال، بازنشستگی یا بازخرید، می‌بایست پس از تحویل کتاب به واحد مربوطه، نسبت به تسویه حساب با کتابخانه مبداء و کتابخانه مرکزی اقدام نمایند.